Проектный офис

В настоящее время проектный подход, как высоко эффективный и прогрессивный метод менеджмента предприятий, глубоко укрепился в парадигме развития всех крупных компаний вне зависимости от профиля их деятельности. Более того, проектный менеджмент ныне интегрируется и в практику государственного управления. Медицинский университет Астана открыл в своих стенах Проектный офис (далее – ПО) 30 мая 2022 года решением Совета Директоров №17.

Основными задачами ПО являются:

1) координация проектной деятельности в Университете, в том числе реализации инновационных и иных проектов, кроме научных;

2) аналитическое, нормативное, методологическое и организационное обеспечение проектной деятельности Университета;

3) планирование, формирование и контроль портфеля проектов;

4) развитие системы управления проектной деятельности в Университете;

5) формирование сводной отчетности по проектам;

6) внедрение, поддержка и развитие системы мотивации и стимулирования участников проектов и проектной деятельности.

Основными функциями ПО являются:

1)   осуществление общей координации внедрения и развития проектной деятельности в Университете;

2)   разработка, согласование, утверждение и внедрение нормативных документов по вопросам проектного управления в Университете;

3) разработка, согласование, утверждение и внедрение методологии управления проектами и обеспечение ее применения;

4) оказание методологической помощи в оформлении, планировании и реализации проектов, инициированных структурными подразделениями Университета, кроме научных проектов;

5) согласование следующих документов проектной деятельности по проектам, инициируемым и реализуемым структурными подразделениями Университета, кроме научных проектов: инициативных заявок по открытие проектов; уставов проектов; отчетов о ходе реализации проектов; итоговых отчетов о реализации проектов; изменений в уставы проектов; проектов нормативных документов по вопросам проектного управления, разработанных участниками проектной деятельности; предложения по совершенствованию проектного управления.

6)   ведение учета проектов и проектной документации путем регистрации в специальных журналах и/или автоматизированной системе;

7)   выполнение целевых индикаторов Стратегии развития Университета, а также коэффициентов полезного действия (KPI), утвержденных для Проектного офиса;

8)   организация работы Совета по управлению проектами;

9)  проведение мониторинга реализации проектов с даты открытия до сдачи итоговых отчетов о реализации проектов при их завершении;

10) организация экспертной оценки целесообразности и финансовой обоснованности инновационных и отдельных проектов;

11) взаимодействие с государственными органами и другими юридическими и физическими лицами по вопросам проектного управления Университета;

12) формирование и ведение архива по завершенным и закрытым проектам;

13) осуществление выработки технических требований и спецификаций, разработку внедрение, поддержку и развитие автоматизированной информационной системы по ведению реестра, планирования и мониторинга проектов;

14) внесение предложений руководству Университета о совершенствовании и актуализации проектного управления на основе изучения и анализа международного опыта управления проектами;

15) принятие участия в работе системы стимулирования и мотивации участников проектного управления и совершенствования ее порядка;

16) организация и проведение обучения проектному управлению для работников Университета, привлеченных для реализации проектов;

17) проведение Scrum-совещаний с проектными командами с целью определения статуса проектов, качества и своевременности выполнения работ, подготовки и представления соответствующей информации ректору Университета;

18) информационное наполнение и поддержание в актуальном состоянии разделов официального сайта Университета по вопросам, входящим в компетенцию Проектного офиса;

19) взаимодействие со структурными подразделениями Университета по вопросам, входящим в компетенцию Проектного офиса.

Проекты 2024 года

С начала 2024 года Проектным офисом было организовано 7 заседаний Совета по проектному управлению, осуществлена работа по запуску, поддержке планирования, реализации, а также осуществлению мониторинга и контроля 11 проектов:

1. Программа опережающего обучения для будущих врачей.

Проект направлен на создание принципиально нового формата взаимодействия с потенциальными талантливыми абитуриентами. Так, Программа опережающего обучения для будущих врачей (далее – ПОО) предлагала талантливым выпускникам лучших школ столицы пройти двухнедельный курс по медицинской химии, который включал не только теоретические, но и практические лабораторные занятия, лекции по основам науки, эксперименты, экскурсии по музею и симуляционному центру университета, а также встречу с успешными выпускниками вуза. Слушатели программы получили не только сертификаты, но и официальные транскрипты. В будущем планируется масштабировать программу и сформировать полноценный модуль дисциплин ПОО.

2. Цифровой реестр проектов НАО «Медицинский университет Астана».

Проект направлен на создание большого реестра, в котором будет централизованно храниться информация о всех запущенных, реализуемых и завершенных проектах. Более того, реестр будет предлагать удобный цифровой инструмент заполнения всей необходимой проектной документации: инициативной заявки, устава, промежуточных и итоговых отчетов проектов.

3. Цифровизация института непрерывного профессионального образования.

Проект направлен на создание единой цифровой платформы, через которую можно будет удобно зарегистрироваться, оплачивать и проходить курсы повышения квалификации и другие формы неформального и дополнительного образования без отрыва от рабочих и учебных мест.

4. Создание цифровой платформы анкетирования для оценки отзывов студентов о проведенном занятии/лекции (Survey for Evaluation of the Feedback on the Lesson - SELF).

Проект направлен на создание приложения, которое даст возможность в несколько кликов оценить академическое восприятие обучающихся после прошедшего занятия или лекции. Система не просто позволяет собирать первичную базу данных, но и предлагает функционал анализа данных и их интерпретации.

5. Медицинская информационная цифровая платформа проверки рецептов лекарственных средств и их взаимодействий – Drug Datа.

Проект направлен на создание цифровой платформы на базе веб-сайта и мобильного приложения, которое позволило бы врачам и пациентам в автоматическом формате оценивать наличие нежелательных лекарственных взаимодействий, а также противопоказаний к приему лекарственных средств. В будущем авторами планируется интегрировать работу платформы в медицинские информационные системы страны так, чтобы любое назначение лекарственных средств проходило оценку на наличие потенциально опасных для здоровья и жизни взаимодействий.

6. Обзор текущего состояния цифровизации здравоохранения и обоснование перспектив дальнейшей цифровой трансформации Республики Казахстан (White Paper).

Проект направлен на проведение масштабного анализа опыта цифровизации Республики Казахстан и предоставление рекомендаций по улучшению систем страны.

7. Цифровая учебно-исследовательская гистологическая аудитория.

Проект направлен на предоставление возможности для эффективного практического обучения, гибкой организации занятий и формирования глубоких знаний предмета. В такой аудитории микроскопы, объединены в единую интерактивную цифровую среду, позволяющую обмениваться информацией, что повышает мотивацию студентов к обучению. Студенты смогут легко обмениваться знаниями и успешно осваивать материал.

8. Dormitory Booking.

Проект направлен на создание и внедрение онлайн-платформы для автоматизации процесса бронирования мест в студенческих общежитиях, повышения эффективности управления и улучшения пользовательского опыта для студентов и административного персонала.

9. AMU International.

Проект направлен на формирование в Университете пула иностранных обучающихся за счет развития интернатуры образовательной программы «Общая медицина» в соответствии международными стандартами GMC.

10. Создание научно-технологического парка Медицинского университета Астана с лабораторией коллективного пользования.

Проект направлен на строительство и оснащение научно-технологического парка Медицинского университета Астана с лабораторией коллективного пользования в рамках реализации бюджетно-инвестиционного проекта.

11. Оснащение ТОО "Медицинский центр МУА".

Проект направлен на оснащение Медицинского центра НАО «Медицинский университет Астана» необходимым оборудованием для расширения перечня оказываемых медицинских услуг, повышения качества практических занятий студентов Университета, увеличения востребованности в медицинских услугах МЦ среди обучающихся и населения, а также для улучшения финансовой стабильности и независимости организации.